Utskriftsvennlig versjon

Restansekontroll

Restansekontroll utføres fire ganger i året omkring disse datoene: 15. februar, 15. mai, 15. august og 15. november. Arbeidet utføres etter en bestemt intern rutine. En arkivar blir dedikert for jobben som starter med søket og deretter foregår i to uker med oppfølging direkte mot avdelinger og saksbehandlere.

Arbeidet starter med søk i sikret sone etter ubesvarte dokumenter samt dokumenter i reservert status. Videre tas ut standardrapporter fra P360 som lagres. Deretter sendes epost ut som skal nå alle P360 brukere med informasjon om hvor mange dokumenter som står i restanse og med detaljer (ingen persondata, kun tall) for de forskjellige skolene/avdelingene. Saksbehandlere blir også bedt om å lukke saker som kan lukkes.

Eposten følges gjerne opp etter en uke med en ny epost. I tillegg kontakter arkivaren saksbehandlere/ledere direkte for assistanse og hjelp med oppfølging.

Utsendte eposter, statistikk på restanse og vedlegg arkiveres i P360.

Laster...